Admin တစ္ေယာက္အျဖစ္ တာဝန္ထမ္းေဆာင္ေတာ့မည္ဆိုလွ်င္

Admin ဌာန

စီးပြားေရးဖြံ႔ၿဖိဳးတိုးတက္လာတာနဲ႔အမွ် မ်ားစြာေသာ ကုမၸဏီမ်ား၏လုပ္ငန္းတိုင္းမွာ Admin. department လည္း လိုအပ္မွာပါ။
- ကုမၸဏီကခ်မွတ္တဲ့  စည္းမ်ဥ္းစည္းကမ္းေတြ ထိန္းသိမ္းဖို႔၊
- ကုမၸဏီလုပ္ငန္းေတြလည္ပတ္ဖို႔အတြက္  Register လို စာရြက္စာတမ္းကိစၥအဆင္ေျပေခ်ာေမြ႕စြာလည္ပတ္ဖို႔၊
- လိုအပ္ေနတဲ့ သယ္ယူပို႔ေဆာင္ေရးစတဲ့ ေထာက္ပံ့ေရးကိစၥေတြ စီမံခန္႔ခြဲေပးတာ အစရွိသည္တို႔ကို   Admin ဌာနကပဲတာဝန္ယူေဆာင္ရြက္ရပါတယ္။
မည္သို႔ပင္ဆိုေစ လုပ္ငန္းအမ်ိဳးအစား လုပ္ငန္းသေဘာတရား ဘယ္လိုပင္ကြဲျပားကြဲျပား Admin Department ကေတာ့ လုပ္ငန္းအဆင္ေျပေခ်ာေမြ႕ေရးအတြက္ စီမံပံ့ပိုးေပးရတဲ့ ဌာနတစ္ခုပဲ မဟုတ္ပါလား

 သိထားသင့္ေသာအခ်က္မ်ား
Administration နဲ႔ပါတ္သတ္ၿပီး admin တစ္ေယာက္အျဖစ္  စတင္ တာဝန္ထမ္းေဆာင္ေတာ့မယ္ဆိုရင္ admin တစ္ဦးလုပ္ေဆာင္ရမည့္ JD (Job Description) ေတြလည္း သိထားသင့္တယ္လို႔ ထင္ပါတယ္။

Main JD ေတြအျဖစ္
1. Fix assets
2. Filing system (Document Controll)
3. Inventory / Purchasing
4. Maintenance
5. Supporting
6. Transportation
7. Monthly to do list စသည့္အခ်က္ေတြေတာ့ မျဖစ္မေန သိထားရမည့္ အခ်က္မ်ားျဖစ္ပါတယ္။


1. Fix Assets (ပံုေသပိုင္ ပစၥည္းစာရင္းျပဳစုျခင္း)

       ကုမၸဏီတစ္ခုမွာရွိတဲ့ ပံုေသပိုင္စာရင္း ျပဳစုရမွာျဖစ္ပါတယ္။
ဥပမာ-ကြန္ပ်ဴတာ၊ ပရင္တာ၊ အဲကြန္း၊စားပြဲကုလားထိုင္ အစရွိသည့္ ပံုေသပိုင္စာရင္းေတြကို ေကာက္ယူၿပီး စနစ္တက်ျဖစ္ေအာင္ Item code နဲ႔ တြဲၿပီး မွတ္သားသင့္ပါတယ္။

2. Filing System( Document Controll) ( ဖိုင္မ်ားအား စနစ္တက်ျပင္ဆင္သိမ္းဆည္းျခင္း)
     
       ကုမၸဏီတစ္ခုမွာရွိတဲ့ စာဝင္/စာထြက္ ပိုင္းဆိုင္ရာ Document စာရြက္စာတမ္းအားလံုးကို စနစ္တက် သိမ္းဆည္းရမွာျဖစ္ၿပီး စာဝင္/စာထြက္ အတြက္ စာအမွတ္ အမ်ိဳးအစား ျပင္ဆင္သတ္မွတ္ဖို႔ စီစဥ္ေဆာင္ရြက္ရမွာျဖစ္ပါတယ္။
ဥပမာ-
- အျခားဌာန ဝင္စာ/ထြက္စာမ်ား
- ရံုးတြင္း အမိန္႔/ ရံုးတြင္းၫႊန္ၾကားစာမ်ား အစရွိသည္မ်ားကို ဆိုင္ရာဆိုင္ရာ သူဖိုင္ႏွင့္သူ သိမ္းဆည္းထားရမွာျဖစ္ၿပီး လိုအပ္ပါက ျပန္ရွာလွ်င္ ဘယ္ေနရာမွာ သိမ္းထားသလဲဆိုတာ ခ်က္ခ်င္း သိႏိုင္မွာပါ။

3. Inventory & Purchasing
     
        မိမိရံုးမွာရွိတဲ့ ပစၥည္းစာရင္းလက္က်န္ ေကာက္ယူရမွာျဖစ္ပါတယ္။ ပံုမွန္အားျဖင့္ ကုမၸဏီႀကီးလွ်င္ store ဌာနအျဖစ္ သီးသန္႔ထားရွိေပမယ့္  တစ္ခ်ိဳ႕ ကုမၸဏီက store ဌာနအျဖစ္ သီးသန္႔မထားရွိေတာ့ပဲ Admin ဌာနရဲ႕လုပ္ေဆာင္မႈေအာက္ကိုပဲ ပို႔လိုက္ၾကပါတယ္၊ အဲ့ဒီအတြက္ Admin ဌာန ကပဲ ဒီတာဝန္ကို ယူၾကၿပီး ရံုးတစ္ခုလံုး၏ Electronic Equipment / Stationary / အျခားအသံုးေဆာင္မ်ား အစရွိသည့္ ပစၥည္းမ်ား၏ ဝင္/ထြက္/လက္က်န္ စာရင္းစစ္တမ္းမ်ားကို ေကာက္ယူထားႏိုင္မွ ပစၥၥည္းအပိုအလွ်ံကို ထိန္းၫွိႏိုင္ၿပီး ေငြေၾကးအေျခအေနကိုလည္း ေလ်ာ့ခ်ေပးႏိုင္ပါသည္။

4. Maintenance (ျပဳျပင္ ထိန္းသိမ္းျခင္း)
         Admin ရဲ႕ လုပ္ငန္းတာဝန္ထဲမွာပင္ ျပဳျပင္ထိန္းသိမ္းျခင္း Maintenance တာဝန္လည္း တစ္ခုအပါအဝင္ပါ။
ဥပမာ ....
- ရံုးရွိ   မီးေခ်ာင္း မီးသီးမေကာင္းလို႔ ျပင္ဆင္ေဆာင္ရြက္ေပးတာမ်ိဳး၊
- ေရမလာရင္ေရလာေအာင္ စီစဥ္ေဆာင္ရြက္ေပးတာမ်ိဳး၊
- ရံုးမီးမလာလို႔ ရံုးမီးစက္အသံုးျပဳမယ္ဆိုေသာ္ မီးစက္တြင္ ဆီ/ေရ အဆင္သင့္ျဖစ္ေအာင္ ျပင္ဆင္ထားရွိတာမ်ိဳး၊
- ေလာင္စာဆီ၊ ေမာ္ေတာ္ယာဥ္ေတြရဲ႕ ျပဳျပင္ထိန္းသိမ္းေရး၊ ေမာ္ေတာ္ယာဥ္နဲ႔ သက္ဆိုင္တဲ့ စာရြက္စာတမ္း အစရွိသည္တို႔ကို စီစဥ္ေဆာင္ရြက္ေပးရပါေသးတယ္။

5. Supporting  ( ကုန္စည္ ေထာက္ပံ့ေပးျခင္း)

        ရံုးရွိ ဌာနအသီးသီးမွ materials လိုအပ္ခ်က္မ်ားကို ဝယ္ယူျဖည့္တင္းေဆာင္ရြက္ေပးရျခင္းျဖစ္ပါသည္။
ဥပမာ - Account ဌာနမွ ဂဏန္းတြက္စက္ calculator လိုအပ္တာမ်ိဳး၊
အင္ဂ်င္နီယာဌာန safety ပစၥည္းလိုအပ္တာမ်ိဳး
IT ဌာနမွ ကြန္ပ်ဴတာ လိုအပ္တာမ်ိဳး အစရွိသည္မ်ားကို supply request ျပဳစု၍ အထက္လူႀကီးထံ ခြင့္ျပဳခ်က္ေတာင္းခံၿပီး ဝယ္ယူျဖည့္တင္းေဆာင္ရြက္ေပးရမွာျဖစ္ပါသည္။
စနစ္တက် စီမံခန္႔ခြဲေပးႏိုင္မွ Marketing ,Finance အစရွိသည့္အျခားေသာ ဌာနေတြအတြက္လည္း လိုအပ္ခ်က္ေတြကို ထိထိေရာက္ေရာက္ ျဖည့္ဆည္းေပးႏိုင္မွာျဖစ္ပါတယ္။

6. Transportation ( သယ္ယူပို႔ေဆာင္ေရး စီစဥ္ေပးျခင္း)

        ဝန္ထမ္းမ်ား ခရီးသြားလာေရး အဆင္ေျပေစရန္ စီစဥ္ေဆာင္ရြက္ဖို႔အတြက္ Transportation ကိစၥကလည္း admin တစ္ေယာက္ရဲ႕ တာဝန္တစ္ခုပါပဲ၊
- ဝန္ထမ္းေတြရဲ႕ ဖယ္ရီလမ္းေၾကာင္း စီီစဥ္ေပးျခင္း၊
- ကားထပ္မံငွားရမ္းလိုအပ္ပါက ကားကုမၸဏီ ေတြထံမွ ကားငွားရန္စီစဥ္ေပးျခင္း၊
- ငွားရမ္းထားေသာ ကားမ်ား၏ ဆီစားႏႈန္းတြက္ခ်က္တင္ျပ ရျခင္း

7. Monthly to do List (လစဥ္ေဆာင္ရြက္ရမည့္ ကိစၥရပ္မ်ား )  

       ဒီအေျခအေနကေတာ့ မိမိ ရံုးရွိ လစဥ္ စီစဥ္ေဆာင္ရြက္ေပးရမည့္ကိစၥရပ္မ်ားကိုလည္း မျဖစ္မေန သိရွိထားရမွာ ျဖစ္ၿပီး လုပ္ေဆာင္ေပးရမည့္အခ်က္ေတြပဲျဖစ္ပါတယ္။
- လစဥ္ ဖုန္းေဘလ္ ေဆာင္ေပးျခင္း၊
- အင္တာနက္ဝန္ေဆာင္မႈအတြက္ အင္တာနက္ေဘလ္ ေဆာင္ေပးျခင္း၊
- မိမိရံုးတြင္ cleaning service ဝန္ေဆာင္မႈရယူထားပါက cleaning service ခေပးေခ်ျခင္း၊
- Security service ဝန္ေဆာင္မႈရယူထားပါက security service ခေပးေခ်ျခင္း၊
- ရံုးခန္းအေဆာက္အဦး ငွားရမ္းထားပါက  အေဆာက္အဦးဌားရမ္းခ ေပးေခ်ျခင္း၊
စသည့္အခ်က္ေတြကေတာ့ တစ္ခ်ိဳ႕ေသာ အခ်က္အလက္ေတြ႕ျဖစ္ၿပီး မိမိတာဝန္ယူလုပ္ေဆာင္ေနတဲ့ ကုမၸဏီအမ်ိဳးအစားေပၚ မူတည္ၿပီး အခ်က္အလက္ေတြကြဲျပားသြားႏိုင္ပါတယ္။

8. Other problem (အျခားေသာ ျပသနာမ်ား)
     တစ္ခါတစ္ရံ လုပ္ငန္း သေဘာသဘာဝအရ ကုမၸဏီတိုင္း ေတြ႕ၾကံဳရေလ့ရွိတဲ့ ဝန္ထမ္းအခ်ိဳ႕ရဲ႕  ကုန္ပစၥည္း အလြဲသံုးစားမႈေတြၾကံဳလာရင္  admin manager နဲ႔အတူေျဖရွင္းရတဲ့ ကိစၥမ်ိဳးေတြလည္း ၾကံဳေတြ႕လာရတတ္ပါတယ္။ ထို႔အတြက္ေၾကာင့္ စာရြက္စာတမ္း၊ ပစၥည္း အလႊဲအေျပာင္း လုပ္ရသည့္အခါမ်ိဳးမွာျဖစ္ေစ ေသခ်ာဂ႐ုစိုက္ မွတ္တမ္းမွတ္ရာႏွင့္တကြ  ထိန္းသိမ္းထားရမွာျဖစ္ၿပီး တစ္စံုတစ္ခုေသာ ျပသနာၾကံဳလာရင္ ေျဖရွင္းဖို႔ အသင့္ျဖစ္ေနပါလိမ့္မယ္။

9. Daily Activities( ေန႔စဥ္လုပ္ေဆာင္ခ်က္မ်ား)
         လုပ္ငန္းစဝင္ေရာက္ၿပီဆိုရင္ ေန႔စဥ္ မိမိရဲ႕ လုပ္ေဆာင္ခ်က္မ်ားကို ဗလာစာအုပ္ (သို႔) မွတ္စုစာအုပ္တစ္အုပ္ျဖင့္  Daily logs ေရးသြင္းထားသင့္ပါသည္။ သို႔မွာသာ မိမိရဲ႕လုပ္ေဆာင္ခ်က္ကို မိမိျပန္အကဲခတ္ႏိုင္ၿပီး လိုအပ္ခ်က္ေတြရွိလာရင္လည္း ျပန္လည္ျပင္ဆင္ရန္ လြယ္ကူၿပီး မတူညီတဲ့ေန႔စဥ္ျပသနာေတြကို နားလည္သေဘာေပါက္လာပါလိ့မ္မည္။ ကိုယ္ မေတြ႕မိလိုက္တဲ့ အခ်က္ေတြကိုလည္း ျပန္လည္ သံုးသပ္လို႔ ရလာပါလိမ့္မယ္။
....................

ဘာေတြလိုအပ္မလဲ?????

  Admin အျဖစ္ တာဝန္ယူလုပ္ကိုင္ေနၿပီဆိုလွ်င္ လုပ္ေဆာင္ရမည့္   တာဝန္ေတြက မိမိရံုးရွိ ဌာနအသီးသီးနဲ႔  ခ်ိတ္ဆက္ ေဆာင္ရြက္ရမွာျဖစ္တဲ့အတြက္ ဌာနအသီးသီးနဲ႔လည္း ရင္းႏွီးကၽြမ္းဝင္မႈလည္း ရွိရပါမည္။ သို႔မွသာ လုပ္ကိုင္ရ ျမန္ဆန္ေခ်ာေမြ႕ေစပါမည္။

admin တစ္ေယာက္ျဖစ္ရန္ လိုအပ္ခ်က္ေတြကေတာ့

- Communication skill - ေကာင္းမြန္ရပါမည္။ ဌာနအသီီးသီးနဲ႔ခ်ိတ္ဆက္ ဆက္ဆံရမည့္လုပ္ငန္းျဖစ္တဲ့အတြက္ လူမႈဆက္ဆံေရးေကာင္းမြန္ရပါမည္။

- Computer skill- တတ္ကၽြမ္းရပါမည္။ အနည္းဆံုးေတာ Word ,Excel , PowerPoint နဲ႔ စာစီစာ႐ိုက္ေလးေတာ့ တတ္ကၽြမ္းရပါမည္။

- Accounting- စာရင္းအင္းပညာ Cash book ေရးသြင္းျခင္းေလာက္ေတာ့ အနည္းငယ္နားလည္ထားရပါမည္။

- English ဘာသာစကား - အတြက္ေတာ့ လံုးဝမတတ္ရင္ေတာင္ Conversation  အေျခခံစကားေျပာေလာက္ရင္ အဆင္ေျပပါၿပီ။

- HRM- Human Resource Management အေၾကာင္းကိုလည္း အေျခခံသေဘာတရားေလာက္ေတာ့ သိထားရပါမည္။ ကုမၸဏီရဲ႕ တစ္ခ်ိဳ႕ ကိစၥရပ္ေတြမွာလည္း HR ဌာန နဲ႔ လက္တြဲေဆာင္ရြက္ရမည့္ကိစၥရပ္မ်ားေတြရွိတဲ့အတြက္ အေျခခံသေဘာတရားေတြျဖစ္တဲ့
- Social Security Board -SSB (လူမႈဖူလံုေရးကိစၥ ေပးသြင္းျခင္း)
- Salary , Allowance & other  Benefits( လစာႏွင့္ ခံစားရပိုင္ခြင့္အေၾကာင္း)

အထက္ေဖာ္ျပပါအခ်က္မ်ားသည္ Admin assistant အျဖစ္ စတင္ဝင္ေရာက္လုပ္ကိုင္လိုသူမ်ားအတြက္ တစ္ဖက္တစ္လမ္းက အေထာက္အကူျပဳပါလိမ့္မည္ဟု ေမွ်ာ္လင့္ပါသည္။
Admin Manager တစ္ေယာက္ျဖစ္လာဖို႔ (သို႔) ဒီထက္ပိုျမင့္မည့္ career  သြားမည္ဆိုပါက မိမိမွာ သက္ဆိုင္ရာလုပ္သက္ မ်ားစြားရွိရမည့္အျပင္ မိမိ၏အရည္အခ်င္းကိုလည္း ျမင့္သထက္ျမင့္ေအာင္ ႀကိဳးစားသြားေနရမည္သာျဖစ္ပါသည္။


ေလးစားစြာျဖင့္
မ်ိဳးျမင့္ေက်ာ္